Questa informativa spiega come Sostituto (il sito sostituto.eu, di seguito "la piattaforma") tratta i dati personali di chi lo visita e di chi si registra, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 ("Codice privacy").
La piattaforma mette in contatto medici di medicina generale che cercano un sostituto per il proprio studio ("medici titolari") e medici disponibili a sostituirli ("sostituti").
1. Titolare del trattamento
Dott. Edoardo Gagliardi, Strada del Luogo 29, 10090 Castiglione Torinese TO Email per le richieste sulla privacy: edoardo.gagliardi@to.omceo.it
Il titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non ricorrono i casi in cui è obbligatorio (art. 37 GDPR).
2. Quali dati trattiamo
2.1 Dati dell'account (tutti gli utenti registrati)
- nome e cognome, indirizzo email, password (conservata solo come hash, cioè in una forma da cui non si può risalire alla password, mai leggibile da noi);
- codice fiscale e numero di iscrizione all'Ordine dei Medici;
- numero di telefono (facoltativo);
- foto profilo (facoltativa);
- ruolo sulla piattaforma (medico titolare o sostituto).
2.2 Dati dei medici titolari
- dati dei propri studi: nome, indirizzo, posizione sulla mappa, foto, numero di pazienti, gestionale usato, presenza di segreteria, infermiere, medicina di gruppo, assistenza in RSA, note;
- annunci di sostituzione: periodi, compenso indicato, eventuale congedo parentale, note.
2.3 Dati dei sostituti
- comuni e province in cui si è disponibili, frequenza del corso di formazione in medicina generale (CFSMG), disponibilità all'affiancamento;
- periodi di disponibilità e relative note.
2.4 Dati generati dall'uso della piattaforma
- candidature, inviti, messaggi scambiati tra utenti e registro delle chiamate avviate dalla piattaforma (data, ora, chi ha chiamato; non il contenuto della chiamata);
- segnalazioni inviate agli amministratori e relativo esito;
- preferenze sulle email (quali ricevere) e lo storico delle scelte sulla newsletter: ogni iscrizione e disiscrizione, con data e ora.
2.5 Dati tecnici
- indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, data e ora delle richieste, registrati nei log del server e della sessione;
- statistiche aggregate di visita (vedi punto 6).
2.6 Dati che NON devono essere inseriti
La piattaforma non è pensata per trattare dati sanitari. Agli utenti è vietato inserire nei messaggi o nelle note dati relativi alla salute di pazienti o di altre persone (art. 9 GDPR). Se ce ne accorgiamo, li cancelliamo.
3. Da dove provengono i dati
Dall'utente stesso, alla registrazione e durante l'uso. Le segnalazioni vengono dall'utente che le invia.
4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Creare e gestire l'account, permettere l'accesso. Il codice fiscale è anche il nome utente con cui accedi | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b): i Termini di servizio |
| Mostrare annunci, profili e disponibilità, far incontrare medici titolari e sostituti, gestire candidature e messaggi | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Inviare le email di servizio (nuove candidature, inviti, decisioni, messaggi). Puoi scegliere quali ricevere, o non riceverne nessuna, dalla pagina Notifiche. Le email sull'account (accesso, eliminazione, modifiche a termini e informativa) arrivano sempre | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Inviare la newsletter con le novità sulla piattaforma, solo se la attivi | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento dalla pagina Notifiche |
| Chiedere codice fiscale e numero di iscrizione all'Ordine, per riservare la piattaforma ai medici e limitare i profili falsi o duplicati: ogni codice fiscale può avere un solo account, e chi viene sospeso non può rientrare con un account nuovo. Li vedono solo gli amministratori. Non li confrontiamo sistematicamente con l'Albo: possiamo verificarli a mano, per esempio dopo una segnalazione | Legittimo interesse alla sicurezza della piattaforma e degli utenti (art. 6.1.f) |
| Gestire le segnalazioni, prevenire abusi, frodi e attacchi informatici, conservare i log | Legittimo interesse (art. 6.1.f) alla sicurezza della piattaforma e degli utenti |
| Statistiche aggregate di visita | Legittimo interesse (art. 6.1.f) a migliorare il servizio |
| Conservare la prova del consenso alla newsletter | Legittimo interesse a poter dimostrare il consenso (art. 6.1.f), come chiede l'art. 7.1 |
| Difendere i propri diritti in giudizio, rispondere a richieste delle autorità | Legittimo interesse (art. 6.1.f), obbligo di legge (art. 6.1.c) |
5. Conferimento dei dati
Nome, email, codice fiscale e numero di iscrizione all'Ordine sono necessari: senza non è possibile registrarsi. Telefono e foto sono facoltativi. Senza il telefono, l'altra parte potrà contattarti solo tramite i messaggi della piattaforma. La newsletter è facoltativa e disattivata finché non la attivi tu: non attivarla, o disattivarla, non cambia nulla nell'uso della piattaforma. Gli altri dati descritti al punto 2 servono per usare le funzioni corrispondenti: senza, quelle funzioni non sono disponibili.
6. Statistiche di visita
Usiamo un software di statistiche installato sui nostri server. Non usa cookie e non conserva l'indirizzo IP in chiaro. Per contare le visite assegna a ogni visita un identificativo cifrato, calcolato da indirizzo IP e tipo di browser, che cambia ogni mese: le visite di mesi diversi non vengono collegate e il visitatore non viene seguito su altri siti. Lo usiamo per consultare dati aggregati (pagine visitate, provenienza, tipo di dispositivo), non per osservare il singolo visitatore.
7. Chi può vedere i dati
Altri utenti della piattaforma, nei limiti necessari al servizio:
- i sostituti vedono gli annunci, i dati dello studio e il nome del medico titolare;
- i medici titolari vedono i profili dei sostituti e le loro disponibilità;
- tra le parti di una candidatura o di una conversazione sono visibili anche i messaggi e, se indicato, il numero di telefono.
Codice fiscale, numero di iscrizione all'Ordine ed email non sono mostrati agli altri utenti.
Amministratori della piattaforma, per l'assistenza, la gestione delle segnalazioni e la sicurezza.
Fornitore tecnico: la piattaforma si avvale di un fornitore tecnico incaricato della manutenzione applicativa, dell'amministrazione dell'infrastruttura e dell'assistenza, che tratta i dati personali per conto del titolare sulla base di un accordo conforme all'articolo 28 GDPR. Il sistema di accesso, le statistiche e la conversione degli indirizzi degli studi in coordinate per la mappa sono installati su server da lui gestiti.
Fornitori di servizi, che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) o come titolari autonomi per la parte di loro competenza:
| Fornitore | Servizio | Sede | Dati coinvolti |
|---|---|---|---|
| Fornitore di hosting | Server su cui girano la piattaforma e tutti i servizi descritti sopra | Unione Europea | Tutti |
| Resend, Inc. | Invio delle email di servizio | Stati Uniti | Email e nome del destinatario, contenuto delle email |
| Fornitore di protezione da attacchi informatici | Blocco degli indirizzi che attaccano il server | Unione Europea | Indirizzi IP che compiono azioni ostili verso il server, con il tipo di attacco e l'ora |
I dati non vengono venduti né usati per pubblicità.
8. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
L'invio delle email tramite Resend comporta un trasferimento verso gli Stati Uniti. Tutti gli altri dati restano nell'Unione Europea. Il trasferimento verso Resend si basa sull'adesione di Resend all'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione del 10 luglio 2023) e, in aggiunta, sulle clausole contrattuali standard (Decisione 2021/914) incluse nel contratto sul trattamento dei dati sottoscritto con Resend. L'elenco dei sub-fornitori di Resend è pubblicato su resend.com/legal/subprocessors. Puoi chiedere una copia di queste garanzie all'indirizzo del punto 1.
9. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Durata |
|---|---|
| Account e profilo | Finché l'account è attivo. Alla cancellazione l'account viene eliminato subito: nome, email, telefono, codice fiscale, numero di iscrizione all'Ordine, foto, zona e disponibilità vengono rimossi e non puoi più accedere. I dati residui (foto e note degli studi) vengono eliminati entro 30 giorni |
| Account eliminato durante una sospensione | Un'impronta cifrata del codice fiscale (non il codice in chiaro, e senza altri dati) fino alla fine della sospensione: serve solo a riapplicarla se ti registri di nuovo. Poi viene cancellata |
| Account inattivi | Cancellati dopo 24 mesi senza accessi, con un preavviso via email un mese prima. Gli account sospesi non vengono cancellati finché dura la sospensione |
| Annunci, candidature, messaggi | Finché l'account è attivo. Se una delle parti cancella un annuncio, la candidatura resta visibile in sola lettura all'altra parte. Se cancelli l'account, i messaggi che hai scritto e le candidature restano nelle conversazioni dell'altra parte, in sola lettura, firmati «Utente eliminato». Quando anche l'altra parte cancella l'account, la conversazione e i messaggi vengono cancellati entro 30 giorni |
| Segnalazioni | 12 mesi dalla chiusura della segnalazione |
| Log del server e del sistema di accesso | 90 giorni |
| Preferenze sulle email | Finché l'account è attivo |
| Storico delle scelte sulla newsletter | Finché l'account è attivo e per 2 anni dopo la sua cancellazione, come prova del consenso. Alla cancellazione dell'account la newsletter viene disattivata |
| Email inviate e relativi log (presso Resend) | 30 giorni dall'invio |
| Copie di backup | I dati cancellati possono restare nelle copie di sicurezza del server per al massimo 7 giorni, poi vengono sovrascritti. Le copie servono solo a ripristinare il servizio in caso di guasto |
Oltre questi termini possiamo conservare i dati solo se servono per difendere un diritto in giudizio o se lo impone la legge.
10. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento:
- di accedere ai tuoi dati e riceverne una copia (art. 15);
- di correggerli (art. 16). Nome, email e telefono si modificano dalla pagina del tuo account;
- di cancellarli (art. 17), compresa la cancellazione dell'account dalla pagina Account («Elimina account», in fondo alla pagina; la apri dal menu sotto il tuo nome) o scrivendo all'indirizzo del punto 1;
- di limitarne il trattamento (art. 18);
- di riceverli in un formato leggibile da un computer (portabilità, art. 20);
- di revocare il consenso alla newsletter in ogni momento (art. 7.3), dalla pagina Notifiche. La revoca non rende illecito quanto fatto prima.
Diritto di opposizione (art. 21). Puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi legati alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse (punto 4). Smettiamo, salvo che esistano motivi legittimi prevalenti o che i dati servano per difendere un diritto in giudizio.
Scrivi all'indirizzo del punto 1. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di altri due solo per richieste particolarmente complesse.
Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
11. Decisioni automatizzate
La piattaforma ordina e filtra annunci e sostituti in base a zona, date e caratteristiche dichiarate. Non prende decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi senza intervento umano (art. 22 GDPR): la scelta del sostituto spetta sempre al medico titolare.
12. Sicurezza
I dati viaggiano su connessioni cifrate (HTTPS). I messaggi in chat sono conservati cifrati nel database (non end-to-end: il server li legge per mostrarli, inviarli per email e, in caso di segnalazione, farli vedere agli amministratori). Le password sono gestite dal sistema di accesso e conservate solo come hash. Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati. Nessun sistema è sicuro al 100%: in caso di violazione dei dati la notificheremo al Garante e la comunicheremo agli utenti coinvolti nei casi previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR.
13. Modifiche
Se l'informativa cambia in modo sostanziale ti avviseremo via email e te la mostreremo al primo accesso successivo, insieme ai Termini di servizio, e potrai continuare solo dopo averne preso visione. La data in cima indica l'ultima versione.